Obligaciones contables

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1.            El artículo 25.1 del Código de Comercio (CCo), ordena que todo empresario ha de llevar una contabilidad que sea ordenada y se adecue a la actividad realizada, que permita seguir cronológicamente todas las operaciones, además de la elaboración de balances e inventarios de forma periódica. También llevará de forma necesaria, un libro de inventario y cuentas anuales, y otro de diario.

El hecho de llevar y conservar la contabilidad, es muy importante en el IS ya que la base imponible es el «resultado contable determinado de acuerdo con las normas previstas en el CCo, en las demás leyes relativas a dicha determinación y en las disposiciones que se dicten en el desarrollo de las citadas normas ’’. Debido a esto, el artículo 130.1 del TRLIS, establece que los sujetos pasivos de este impuesto «Deberán llevar la contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen´´.

2.            El libro de inventarios y cuentas anuales empieza con el balance inicial detallado de la empresa en cuestión. Como mínimo, trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. También se transcribirán el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

El libro diario registra a diario todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. No obstante, se considerará válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos inferiores al mes, siempre y cuando aparezca en otros libros o registros, en concordancia con la naturaleza de la actividad tratada.

3.            Al cierre del ejercicio, el empresario debe formular las cuentas anuales de su empresa, formadas por: El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto, un estado de flujos de efectivo (no será obligatorio si así lo dispone una disposición legal) y la memoria.

Las cuentas anuales deben ser redactadas con claridad, mostrando la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de acuerdo con las disposiciones legales. Por ello, en la contabilización de las operaciones, no sólo se atenderá a su forma jurídica, sino también a su realidad económica.

4.            En el balance, activo, pasivo y el patrimonio neto, figurarán de forma separada.

El activo se dispone con la debida separación entre  corriente y no corriente. El activo corriente integra los elementos del patrimonio que se esperan vender, consumir o realizar en el periodo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. El resto de elementos deben clasificarse como no corrientes.

En el pasivo, al igual que el activo, también se diferencia en pasivo corriente y no corriente. Así pues, el pasivo corriente está formado por las obligaciones cuyo vencimiento sea inferior a un año contando desde la fecha de cierre del ejercicio. El resto de pasivos se deben considerar como no corrientes. Sin embargo, figurarán a parte las obligaciones en cuyo vencimiento exista incertidumbre.

4.1.        La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, habiendo separado previamente ingresos y gastos imputables, y distinguiendo  los resultados de explotación del resto. Al menos deben figurar de forma separada: Importe de la cifra de negocios, el consumo de existencias, los gastos del personal, las amortizaciones, las correcciones valorativas, los ingresos y gastos financieros, las variaciones de valor derivadas de la aplicación del criterio del valor razonable, las pérdidas o ganancias originadas en la enajenación de activos fijos y el gasto por impuesto sobre beneficios.

La cifra de negocios integra la venta de los productos y de la prestación de servicios, además de otros ingresos, correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, deducidas las bonificaciones y demás reducciones sobre las ventas, así como el IVA y otros impuestos relacionados con la cifra de negocios que deban ser repercutidos.

4.1.2.     El estado que muestra las modificaciones en el patrimonio se compone por dos partes. Por un lado, la parte que refleja de forma exclusiva tanto los ingresos como los gastos producidos por la actividad de la empresa en la duración del ejercicio. Cabe mencionar que se debe previamente distinguir entre los cambios registrados en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. Por otro lado, la segunda parte, integrada por todos los movimientos producidos en el patrimonio neto, incluimos también los producidos por socios o propietarios de la empresa.

4.1.3.     El estado de los flujos de efectivo, muestra los cobros y pagos realizados por la empresa, informando así de los movimientos realizados durante el ejercicio. Para ello, es necesario que estén ordenados y agrupados por categorías. Obligaciones contables

4.1.4.     La función de la memoria, no es sino, la de ampliar la información mostrada en el resto de documentos que forman las cuentas anuales.

4.2.        EL artículo 27 del CCo establece la forma y manera con la que los libros de contabilidad deben ser legalizados en el Registro Mercantil. Además, estos libros, deben ser llevados con claridad y precisión, ordenado por fechas, sin dejar espacios en blanco y sin errores. En el caso de que se descubra algún error en las anotaciones contables, este debe ser corregido en el mismo instante en el que se conozca. Finalmente, los libros de contabilidad, no podrán llevar abreviaturas o símbolos con significados imprecisos, distintos a la ley y a la práctica mercantil.

4.3.        Los empresarios, tienen el deber de conservar la contabilidad de la empresa, aunque esta hubiese cesado, durante el plazo de seis años desde el último asiento realizado. Así pues, el artículo 70 de la LGT, en su apartado tercero, establece la ¨Obligación de  justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en periodos impositivos prescritos se mantendrá durante el plazo de preinscripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente¨.

 

4.4.        El artículo 32.1 del CCo establece el principio del carácter secreto de la contabilidad. En este sentido, tanto la publicación de los datos contables como el depósito de los mismos, le corresponde al Registro Mercantil. Esta práctica está regulada por el Reglamento del Registro Mercantil.